O que é um ERP?
Um ERP é um sistema que visa organizar todos ou parcialmente os processos das empresas, do operacional a geração de resultados que possibilita a melhor tomada de decisão.
Porque ter um ERP?
O excesso de tarefas no dia-dia das empresas, concorrência, problemas e burocracia existente no país , gera uma carga considerável para o empreendedor/empresa, um sistema para auxiliar na gestão do negócio é a solução para reduzir tal carga sobre o gestor e funcionários, o ERP, além de contribuir para melhoria da gestão da empresa, pode auxiliar na identificação de desperdícios e ajudando a projetar melhor as estratégias para que o negócio possa evoluir.
A tecnologia é uma realidade e estamos completamente envolvidos por ela, praticamente impossível uma pessoa não ter contato com a tecnologia nos dias de hoje, nos ajuda em diversas tarefas no dia-dia, agilizando processos e diminuindo drasticamente cada vez mais, o tempo necessário para realizar as tarefas cotidianas, cada dia aparece inovações visando sempre melhorar ou resolver um problema conhecido.
No caso de um sistema ERP, além de resolver diversos problemas de gestão, existem operações obrigatórios para as empresa que torna obrigatório o uso de um sistema ERP, como por exemplo, a mais conhecida, Nota Fiscal Eletrônica, por mais simples e pequeno que seja a empresa, é preciso atender a legislação do país e emitir os documentos fiscais, como NF-e, NFC-e, MDF-e, CT-e, NFS-e, Sped Fiscal, PIS/COFINS dentre outros.
O que são sistemas ERP ?
São softwares que auxiliam no gerenciamento das principais atividades/tarefas de uma empresa, servem para automatizar diversas atividades, agilizando os processos administrativos, estratégicos e operacionais da empresa.
Benefícios que um sistema traz a uma empresa
- Maior controle sobre os setores e processos, administrativos, tributário, financeiro e operacionais
- Atender a legislação vigente
- Controle sobre as vendas, financeiro e gerar relatórios que ajuda na tomada de decisão
- Gestão melhor dos clientes(CRM), elaborando relatórios sobre fidelização, tendo uma visão melhor do perfil ou dos perfis dos clientes da empresa, conhecendo assim melhor seu público alvo
- Controle sobre o desempenho da equipe e setores, acompanhando tudo no sistema com acesso a relatórios
- Auxilia no processo de compras, garantindo que compre o que realmente for necessário e pelo menor custo possível, baseado no histórico e cotação de fornecedores
- Aumentando a agilidade nos processos principais(vendas/orçamentos por exemplo) elevando assim a qualidade e satisfação do cliente
- Automatizando as atividades essenciais como vendas, controle do setor financeiro no contas a pagar e receber, controlando entradas e saídas, controle de estoque, sendo possível acompanhar tudo em relatórios, gráficos e muito mais.
Implantação de um sistema ERP
Implantar um ERP, pode não ser uma tarefa fácil, requer bastante esforço da equipe para alimentar o sistema como um todo, com todo cuidado possível afim de obter o máximo de representação real das informações do sistema com a realidade da empresa, desde o estoque, finanças, vendas, contábil etc.
O sistema ERP precisa ser confiável em calcular, gerar o mostrar as informações.
Quais os principais pontos que se deve observar na boa implantação do sistema?
- É crucial que a implantação conte com um bom treinamento dos funcionários, os operadores do sistema precisam entender bem como o sistema funciona para que use o máximo possível do mesmo.
- Tempo e dedicação na importação dos dados, atenção redobrada na consistência das informações, é importante assegurar que todas as informações estão devidamente consistente com a realidade
- Testar todos os módulos que a empresa irá precisar no dia-dia, afim de validar se o todos os procedimentos estão funcionando, eliminando drasticamente problemas pós-implantação.
Quais os problemas enfrentados para a implantação de um ERP ?
- Se houver uma baixa qualidade e implantação, pode acontecer da sub-utilização do sistema, a empresa não usar as funções completamente e poder criar gargalos nos processos
- O sistema está com erros nas principais operações que será realizada no dia-dia da empresa
- Baixa qualidade do suporte técnico
- Sistema difícil de entender, que não foi bem projetado, consegue realizar as operações porém com mais burocracia, diminuindo assim a produtividade dos operadores
Quais os tipos de sistemas existente ?
Os tipos de sistemas varia de acordo com o tipo de negócio e o tipo de tecnologia necessário e disponível, para cada segmento, pode existir sistemas ERP específico e podem dividir-se tecnologicamente em sistemas offline e online(na nuvem).
Sistemas offline/desktop
Antes de entrar no assunto, é bom esclarecer que o sistema pode ser offline com tecnologia web e ser desktop e online, esse tópico explicará o que geralmente acontece no mercado.
Sistemas offline, geralmente são sistemas legados, desenvolvidos em tecnologias antigas, porém ainda ativas no mercado, pode acontecer também do tipo de negócio necessitar que o sistema seja de funcionamento offline, porém, pode acontecer de ser offline e tecnologia web, porém, o que geralmente acontece é que sistemas que funcionam offline, são desenvolvidos na tecnologia desktop.
Sistemas Web/Nuvem
Sistemas Web ou na nuvem, são sistemas acessado via navegador, geralmente construídos com tecnologias mais atuais e melhores, mas isso não é uma regra. A vantagem é a não necessidade de ser instalado na máquina do usuário, pode ser acessível de qualquer local do planeta bem como a qualquer hora.
Toda a responsabilidade de manter a infraestrutura e o sistema funcionando, é passada para a empresa responsável pelo sistema.
Outras vantagens de sistemas Web/Nuvem
-
- Empresa que utiliza não se preocupa com backups(cópias de segurança), vírus ou desastres
- Não precisa instalar em cada máquina da empresa
- Atualizado automaticamente, sem precisar rodar nenhum tipo de atualização
- Pode ser acessível por computadores ou outros dispositivos como smart phones ou tablets
- Isenta a empresa usuária de custear a infraestrutura para manter o sistema, que geralmente não é barato
- A empresa foca no seu negócio e em utilizar o sistema.
Conclusão
É praticamente impossível uma empresa crescer sem usar qualquer tipo de sistema para controlar toda sua operação, é uma parte crucial para o bom andamento das atividades das empresas